Special Event design

Even voorstellen 

Powercouple

Waar Bill de trends in de gaten houdt voor bloemenkwekers, doet Kristine dat voor de ontwikkeling van o.a. vazen. Hun gezamenlijke kennis is enorm en ze vullen elkaar op alle vlakken goed aan. Dat betekent ook dat ze vaak los van elkaar reizen. Kristine: “Als we elkaar zien hebben wel altijd genoeg verhalen te vertellen.” Bij het Boerma Instituut zijn als koppel aanwezig, en delen ze hun expertise met een tiental studenten. Wat te doen bijvoorbeeld als de constructie voor de bloemenboog die je besteld hebt 1 meter hoger blijkt, en je nu te weinig bloemen hebt om de boog te vullen? 

”

Je moet snel kunnen denken, continu schakelen.

Creatieve bloemist als succesvolle ondernemer 

Bill: “We leren de bloemisten hier niet hoe ze betere designers worden, maar hoe ze succesvolle ondernemers worden. We moeten allemaal geld verdienen, omzet draaien, maar in een creatieve omgeving vergeten mensen vaak dat het ook gewoon om zaken gaat.”
 

Geen bloemdesign 

Bij de start van de workshop zijn Kristine en Bill heel duidelijk: de focus ligt komende dagen op hoe je als bloemist op een evenement te werk gaat. Bloemwerk wordt wel gemaakt, en technieken gedeeld, maar het draait nu juist niet om design zelf - maar alles eromheen. En dat met ‘alles’ ook echt ‘alles’ bedoeld wordt is al snel duidelijk. Denk aan teammanagement, logistiek, levering en tijdsmanagement.

Fotografie: Mike Boerma

Teamwork & respect 

Het koppel benadrukt: “Als designer moet je je persoonlijke smaak, je sterke visie, ook gewoon aan de kant kunnen zetten. Dit werk draait om je klant. Niet om jou. Als je wordt ingehuurd voor een klus werk je samen met eventplanners, freelancers. Het is jouw taak om te zorgen dat alle onderdelen kloppen.” Belangrijk dus ook dat je goed uit kunt leggen hoe iets eruit moet komen te zien. Maar hoe dan? Bill: “Het gaat allemaal om teamwork. En blijf respectvol.” 

Tijdsmanagement 

Hoe efficiënter je kunt werken met je team, hoe beter. Overuren zijn duur, zeker in Amerika. De eerste tip: zorg voor voldoende handjes op de vloer. Bijvoorbeeld assistenten of goedkope hulp die de bloemen verzorgen, ze op water zetten. Zodat de – dure - designers aan hun werktafel kunnen blijven staan en de voorbedachte ontwerpen kunnen maken. Bill: “Zelf raak ik bijna geen bloem meer aan. Ik hou me bezig met concept en design. En ik haal koffie voor de designers die het bloemwerk doen.” 

Logistiek 

Voor het logistieke gedeelte delen Bill en Kristine anekdotes waarbij je denkt ‘dat kan niet waar zijn’ maar jawel. Deze twee hebben al heel wat meegemaakt en uiteindelijk kwam (bijna) alles goed. Van honderden speciale bloemen die nooit aankwamen tot gekoelde vrachtwagens die iets te goed bleken te koelen (met ijzige bloemen als resultaat). Of dat je aankomt bij de locatie met tientallen zware bloemstukken van 56 kilo, die nog in het midden van de al met linnen en glaswerk opgedekte tafels geplaatst moeten worden. En wat doe je dan… 

Goede voorbereiding is het halve werk

Kristine: “Neem rolstijgers mee, waar de designers met het bloemwerk op kunnen staan. Die rol je over de tafels heen. Bij hangend design zorg je voor scharnierliften. Hou er ook rekening mee dat die liften steeds omhoog en omlaag moeten en dat dat extra tijd kost.” De twee hebben daarnaast sterke banden met hun inkooppartij. “Laatst werden er last minute extra bloemen ingezonden, direct van de luchthaven naar de evenementenlocatie.” 

Hoeveel bloemen heb je nodig? 

Een belangrijke vraag: hoeveel bloemen heb je nodig? Bill laat een kleurig Excel zien met zijn ‘recept’ voor het design wat later die dag gemaakt gaat worden. Hij benadrukt dat je als bloemist creatief moet denken. In plaats van blad of loof kun je ook een steel Solidago in drie stukken snijden en verwerken. Hetzelfde met Delphinium, de lange stelen hoeven natuurlijk niet altijd als één stuk verwerkt te worden. Houdt ook rekening met extra bloemen, zo’n 4%, voor het geval dat er bloemen breken tijdens transport. 

Bill: "De recepten zijn echt belangrijk. 1 of 2 stelen in 500 arrangementen kunnen het verschil zijn tussen winst maken of net quitte spelen. Als ik opnieuw wil worden ingehuurd, zijn die recepten belangrijk. Als je een goed ontwerp niet kunt kopiëren, moet je een gat opvullen dat er niet zou moeten zijn omdat je het niet goed hebt gekopieerd. Het is het domino-effect". Kristine: “Het zit hem niet alleen in de ervaring, het is veel planning. Dat is het moeilijke. Bloemisten zijn creatieve mensen, ze willen creatief bezig zijn. Het is de cijfermatige kant van het geheel waar ze meestal niet van houden.” 
 

Fouten maken 

Iedereen maakt wel eens fouten. Ook Bill en Kristine. “Een deel van de magie is dat we het er gemakkelijk en moeiteloos uit laten zien, maar het kost veel ervaring. We maken ook fouten, leren ervan en doen het de volgende keer anders.” 

Kristine vervolgt: “Kennis delen, van elkaar leren, is cruciaal. Zoveel bloemisten zijn zo druk bezig dat ze niet eens de tijd nemen om na te denken over hoe iets van de kwekerij in hun vaas terechtkomt. Hoeveel handen hun bloemen hebben aangeraakt: meer dan honderd. Het is een overweldigende gedachte. Het is een grote industrie die heel klein aanvoelt.” 

Boerma Instituut

Mike Boerma, van het Boerma Instituut, is erg blij met het bezoek van dit koppel: “Bill Schaffer en Kristine Kratt zijn twee ongelooflijke designers. In 2018 hebben we elkaar ontmoet tijdens een Floral Fundamentals fotoshoot, we werden al snel vrienden. 
 
Daarna ging ik voor hen werken bij de Philadelphia Flower Show en later bij een groot huwelijksfeest in Texas (denk aan 800 gasten). Ze werken als een goed geoliede machine. De manier waarop ze elk klein detail organiseren en plannen, maakte het hele werkproces ongelooflijk soepel. Ik heb eerder aan goed georganiseerde projecten gewerkt, maar dit was echt iets anders.
 
Daarom leek het me geweldig als ze een speciaal programma zouden kunnen geven dat gewijd is aan hun vak. Net zo goed doordacht als hun evenementwerk, verliep de les soepel en was elk detail gepland. De theorie, tips en trucs waren zeer interessant en het was geweldig om te zien hoe de studenten, die nooit eerder samenwerkten (of aan een groot project), uitgroeiden tot een sterk team. Al met al zijn we zeker bezig met het uitwerken van een manier om het volgend jaar weer te organiseren!"
 
Wil je ook blijven leren? Bekijk hier welke cursussen Boerma nog meer geeft: