Marleen Ruhof - Data voor optimale marktbediening

Onze Market Demand Controller, Marleen Ruhof (40), woont in Ethiopië maar werkt eigenlijk in alle 4 onze productielanden (Kenia, Ethiopië, Tanzania en Zimbabwe). Al vanaf 2010 werkt ze bij Marginpar, maar in 2021 is deze rol in het leven geroepen om onze transitie van push naar pull te ondersteunen. Een marktgestuurde strategie vergt een zorgvuldige productieplanning; forecasting - en dus data - is erg belangrijk om de markt goed te kunnen bedienen.

Market Demand

Het begint allemaal vanuit de ‘Market Demand’. In dit plan stemmen we ons aanbod af op de vraag vanuit de markt. De Market Demand wordt gemaakt door de Sales afdeling. Zij kijken naar de vraag vanuit de markt en matchen een passend aanbod vanuit de kwekerijen. Dat aanbod moet doordacht maar ook constant zijn, zodat kopers op ons kunnen rekenen.

De uitvoering

Waar begint de productieplanning? Wanneer de Market Demand vanuit sales wordt aangeleverd, gaan de farms in overleg en plannen ze hoe en waar ze de benodigde bloemen gaan produceren. Deze beslissingen worden onder andere gemaakt op basis van klimaat, beschikbaarheid van land, water en productiviteit. Na het jaarlijks plannen is het ook zaak dat het plan juist wordt uitgevoerd. En daar komt Marleen om de hoek kijken; zij monitort namelijk de uitvoering van het plan. Zij houdt het overzicht van wat alle farms daadwerkelijk produceren en wat de markt kan hebben.

Het belangrijkste

Het draait eigenlijk allemaal grotendeels om forecasting; het voorspellen van de oogst. Welke aantallen gaan er komen? Welke grades hebben de farms beschikbaar? Kunnen we die kwijt? Gaan we ver boven de market demand uit, blijven we er onder? Wanneer we teveel of veel te weinig produceren, hoe komt dat dan? Kunnen we daar verbeteringen in aanbrengen? Hoe brengen we die verbeteringen aan? Allemaal vragen waar Marleen dagelijks mee bezig is. Daar komt een boel data bij kijken. Nu beheert ze die data nog voor een groot deel met behulp van Excel, maar het zal niet lang meer duren voor het langverwachte DXP haar een helpende hand gaat bieden.

DXP

Om ons te helpen met plannen is er een bijzonder IT programma in de maak. Een speciale tool, specifiek gebouwd voor Marginpar: DXP. Dit digitale platform bevat straks alle informatie van elke stap in het proces van oogst tot verkoop en finance. En ook al is DXP nog niet live van “end to end”, er wordt al veel mee gewerkt. Alle farms vullen wekelijks hun forecast voor de aankomende 6 tot 10 weken in. Marleen: “Dat gaat voor de week die komen gaat op dagbasis”. Zo weet het team in Nederland al veel beter wat er aan gaat komen. Het is nu nog eenrichtingsverkeer. De farms krijgen nog geen data terug uit DXP. Dat inzicht hebben ze wel nodig, dat gaat helpen bij het verbeteren van forecasts en het verbinden van onze werelden in Afrika en Nederland.”

100% voorspellen?

Marleen: “Wat we in ieder geval willen bereiken is dat we twee weken van tevoren voor 80% zeker weten wat eraan gaat komen. 100% is niet mogelijk: bloemen blijven een natuurproduct. We hebben ook te maken met bijvoorbeeld plotselinge hagelstormen, regen, of schommelingen in temperatuur. Maar met behulp van slimme technologische ontwikkelingen, in combinatie met DXP, is 80% toch een realistisch doel. Dat we als bedrijf zo naar technologie kijken vind ik fantastisch.”